Zasady przetwarzania danych osobowych

 

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W ZWIĄZKU ZE ZŁOŻENIEM PISMA

W SPECJALNYM OŚRODKU SZKOLNO – WYCHOWAWCZYM NR 11

ul. Kamienna 99-101, 50-547 Wrocław

Poniżej przedstawiamy informacje o tym w jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe, w związku z pismem, które składasz w tut. biurze podawczym.

KTO BĘDZIE CZYTAŁ PISMO?

Złożony przez Ciebie dokument zawiera dane osobowe, dla których administratorem jest Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy nr 11 we Wrocławiu ul. Kamienna 99-101 (dalej: My). Kontakt z naszym inspektorem ochrony danych osobowych możliwy jest pod mailem Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub listownie pod adresem CORE Consulting ul. Zygmunta Krasińskiego 16, 60-830 Poznań.

PO CO TEN DOKUMENT?

W dniu 25 maja 2018 roku weszły do stosowania regulacje Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (zwane: RODO). RODO dla przypadków zbierania danych osobowych nakłada obowiązek udzielania kompleksowych informacji o tym w jaki sposób przetwarzane są zbierane dane. W świetle RODO przyjmując od Ciebie pismo, z określoną treścią, z podpisem, zbieramy dane osobowe. W tym dokumencie udzielamy Tobie wymaganych prawem informacji i tym samym spełniamy obowiązek prawny wynikający z RODO.

SKĄD MAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Twoje dane osobowe pozyskujemy od Ciebie. Podajesz nam swoje dane w związku ze złożeniem swojego pisma oraz w związku z dalszą korespondencją, która może wyniknąć w sprawie.

W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Podane przez Ciebie dane przetwarzamy w celu realizacji procedowania Twojego pisma. Może to być:

(1) udzielenie odpowiedzi na Twoje zapytanie lub

(2) rozpoznanie Twojego podania/wniosku o realizację Twojego uprawnienia lub

(3) wszczęcie postępowania w sprawie, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa lub w ramach wykonywania władztwa publicznego lub

(4) rekrutacja – jeżeli Twoje pismo to podanie o pracę lub

(5) inne działanie związane z naszą instytucją.

W JAKIM ZAKRESIE PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Przetwarzamy Twoje dane w następującym zakresie: imię, nazwisko, adres zamieszkania, podpis oraz pozostałe dane zawarte przez Ciebie w treści pisma.

NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE?

Twoje dane przetwarzamy z powołaniem na:

  1. interes publiczny i wykonywanie władzy publicznej – gdzie mamy prawo i obowiązek podejmować określone działania w interesie lokalnej społeczności.
    1. firmom utrzymującym i serwisującym nasze serwery informatyczne
    2. kancelariom prawnym, które wspierają nas w obszarze bieżącej działalności
    3. firmom obsługującym nas w obszarze IT, w tym serwisującym urządzenia wykorzystywane przez nas w bieżącej działalności
    4. podmiotom utrzymującym oprogramowanie, z którego korzystamy w ramach bieżącej działalności
    5. kurierom i poczcie polskiej – w związku z przesyłaną korespondencją
    6. w przypadku monitoringu – agencji ochrony
  2. Reguła adekwatności

Jeżeli chcesz się u nas zatrudnić Twoje dane podane dla potrzeb rekrutacji przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, którą wyraziłeś poprzez zgłoszenie się w procesie rekrutacji i złożenie swojego CV lub innej dokumentacji aplikacyjnej.

JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Dane powołane w treści złożonego przez Ciebie pisma przetwarzamy przez okres wymagany przez przepisy prawa – który może być różny w zależności od rodzaju składanego przez Ciebie pisma. Szczegółowe informacje w tym zakresie możesz znaleźć w naszej Instrukcji Kancelaryjnej.

KTO JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Nie udostępniamy na własność Twoich danych żadnym podmiotom komercyjnym.

Powinieneś jednak wiedzieć, że Twoje dane mogą być udostępniane dostawcom usług, których usługi wiążą się z prawem dostępu do danych:

Każdemu z podwykonawców przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu.

Ponadto Twoje dane osobowe w ramach wykonywanych przez nas zadań w obszarze sprawowania władzy publicznej i realizacji interesy publicznego mogą zostać udostępnione innym jednostkom organizacyjnym w ramach naszej jednostki samorządu terytorialnego. Dostęp do tych danych osobowych mogą uzyskać w toku kontroli również uprawnione organy administracji centralnej (np. kontrola NIK, kontrola Urzędu Skarbowego, kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

W JAKI SPOSÓB PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych.

Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych:

Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły.

  1. Reguła transparentności

Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest jej przejawem.

  1. Reguła prawidłowości

Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami bezpośrednio pod adresem Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy nr 11 ul. Kamienna 99-101, 50-547 Wrocław lub pisząc na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Reguła integralności i poufności

Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych.

  1. Reguła rozliczalności

Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

JAKIE MASZ PRAWA?

Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

Twoje prawa obejmują:

  1. Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych
  2. Prawo do poprawiania danych
  3. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
  4. Prawo do żądania usunięcia danych
  5. Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych

To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.).

Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych.

Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, o której piszemy w części „W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe”, uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, przychylimy się do Twojego żądania.

Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. toczące się postępowanie administracyjne, rozliczenia w podatku od nieruchomości). W odpowiedzi na Twój wniosek usuniemy jednak Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe, zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji.

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody lub w związku z realizowaną umową, to zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku takich kontaktów do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych.

Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub listownie na adres Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy nr 11 ul. Kamienna 99-101, 50-547 Wrocław

Na te dane możesz pisać również wówczas, gdy jakieś działanie lub sytuacja, z którą się spotkasz, będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.

PRAWO DO SPRZECIWU

Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw, chyba że Twoje żądanie sprzeciwia się obowiązkom, które nakładają na nas przepisy prawa.

Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub listownie na adres Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowaw

Newsy i wydarzenia

Formularz kontaktowy